Ответы на вопросы

Здравствуйте, Ирина Витальевна!
Подскажите пожалуйста, можно ли принять трудовую книжку, если на титульном листе отсутствует подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек и дата заполнения? Работодатель, оформивший ТК этому работнику, территориально расположен очень далеко (на другом конце России).
Заранее благодарю, Евгения

Печать, как я понимаю, стоит... Спорный вопрос. Строго формально – нельзя. Но нужно знать отношение к этому ПФ. И если никак нельзя организовать дату и подпись... то... лучше всего в ПФ направить запрос с приложенной к нему ксерокопией.

Здравствуйте, Ирина Витальевна!
При приеме на работу сотрудником не был предоставлен военный билет, спустя время оказалось, что ему вручили направление на обследование в связи с возбуждением уголовного дела. (Т. К. он должен служит по контракту до 2015 г.) В настоящее время следователь просит характеристику с места работы. Подскажите как необходимо сейчас действовать и какие штрафы к нам применимы. Спасибо.

Ну, следователю характеристику-то дайте. А что военный билет не спросили – это ст. 5.27 КоАП. И, получается, у Вас военнослужащий работает? Нужно увольнять по п. 11 ст. 77 (и ст. 84 – вина работодателя, выходное пособие).

Здравствуйте, Ирина Витальевна!
Хотелось бы разобраться в вопросе исправления нумерации приказов. Руководство спрашивает где официально в законодательных документах написано, что нельзя исправлять № приказа, а обязательно нужно переделывать документ с указанием нового № приказа. Заранее спасибо.

В нормативных документах нет ни запрета, ни разрешения на внесение исправлений в распорядительные документы. Если бы ваша организация внедрила электронную систему документооборота, то подобные вопросы отпали бы сами собой, т.к. система не позволит изменять номера приказов, регистрационный номер документа – это его уникальный идентификатор, не подлежащий изменению и исправлению.

Есть мнение, что зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа категорически не допускается, т.к. применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы (см. Гущина И. Приказы: форма, нумерация, исправления // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2012. № 3. С. 158 - 161.).

Однако приходится учитывать, что приказы оформляют люди, а людям свойственно ошибаться. Поэтому полагаю, что в приказах, как и в других документах, не допустимы подчистки, исправления или удаления сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств. Ошибка может быть исправлена путем зачеркивания одной линией неправильного номера и надписи правильного над зачеркнутым.

При этом необходимо внести соответствующие исправления во все документы, связанные с этим приказом – в трудовую книжку, личную карточку работника и др. Кроме того, исправление нужно внести и в журнал регистрации приказов данного вида.

И последнее: будьте готовы к тому, что у проверяющих могут возникнуть сомнения – не издан ли этот приказ «задним» числом.

Вы можете подстраховаться – составить акт (за подписью трех работников) о том, что номер был проставлен ошибочно. Дата акта косвенно подтвердит дату приказа, что, возможно, снимет претензии проверяющих.

Маргарита Журавлева

Ирина Витальевна, добрый день,
можно узнать правильность регистрации приказов касаемых освобождения работников для исполнения государственных обязанностей (в случае свидетеля). Где должны хранится данные приказы? В приказах по основной деятельности организации или в кадровых? И какой срок хранения у них - 5 лет или 75?
Заранее большое Вам спасибо!

В случае исполнения работником государственных обязанностей (в т.ч. и в роли свидетеля) на основании повестки и заявления работника оформляется приказ об освобождении этого работника от работы на время исполнения обязанностей свидетеля. В приказе указывается, сохраняется ли за работником средняя заработная плата или не сохраняется. Например, за работающими гражданами, вызываемыми в качестве свидетелей в арбитражный суд, средний заработок сохраняется по месту их работы (ч. 4 ст. 107 АПК РФ), как и за свидетелями, вызываемыми в налоговые органы (п. 3 ст. 131 НК РФ). Свидетелям, участвующим в гражданском или уголовном процессе, неполученная заработная плата компенсируется за счет других источников.

Согласно ст. 19 «б» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, приказы, связанные с различными выплатами (полагаю, что и с отменой выплат) работникам, относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Маргарита Журавлева

Здравствуйте, уважаемая Ирина Витальевна!
Верно ли я понимаю, что приказ об отпуске по уходу за ребенком хранится 75 лет?
В организации все отпуска (и ежегодные, и отпуска б/с, и отпуска по БиР, и отпуска по уходу за ребенком) регистрируются вместе и хранятся в папке со сроком хранения 5 лет.
Как в данном случае поступить? оставить всё как есть. а новый приказ об отпуске по уходу за реб. регистрировать и хранить в папке со сроком 75 лет? либо как-то исправлять сложившуюся ситуацию?
Спасибо за Ваш ответ!!!

Вы совершенно правильно понимаете: приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет (см. ст. 19 «б» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

А вот принятая у Вас система формирования дел с приказами по отпускам может вызвать серьезные претензии со стороны проверяющих и контролирующих органов, т.к. нарушено одно из основных правил формирования дел: приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения (п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Согласно примечанию 2 к ст. 19 «б» Перечня пятилетний срок хранения имеют только пять видов приказов по личному составу: - о дисциплинарных взысканиях,

- ежегодных оплачиваемых отпусках ,

- отпусках, в связи с обучением,

- дежурствах,

- краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

При этом следует учитывать, что приказы о предоставлении всех видов отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда нужно хранить 75 лет.

Могу предложить два варианта действий:

1) выделить из сформированного дела приказы со сроком хранения 75 лет и подшить их в отдельное дело, сделав соответствующие примечания в журнале регистрации приказов;

2) оставить все как есть, но изменить срок хранения дела, в которое подшиты приказы по личному составу с разными сроками хранения – установить для этого дела 75-летний срок хранения.

Маргарита Журавлева