Ответы на вопросы

Добрый день, Ирина Витальевна! У нас большая организация, работники работают на разных рабочих местах, отдаленных от отдела кадров. Всегда существует проблема в ознакомлении с приказами, другими документами, касающихся всех работников.
Если отправить на ознакомление один документ, он будет "ходить" полгода, пока все работники с ним ознакомятся. Выход из ситуации видим в изготовлении выписок из общего приказа по подразделениям и ознакомлении с ними работников этих подразделений. Насколько это правильно? Вот, например сейчас готовим график отпусков и хотим ознакомить с ним работников в порядке извещения о начале отпуска. Если мы отдадим общий график, то хорошо если к началу лета он до нас вернется. Подскажите, пожалуйста:
1. Можно ли делать выписки из приказов, графиков отпусков и ознакамливать с ними работников отдельно в подразделениях.
2. Как правильно оформить эти выписки, чтобы у них был статус "оригинала документа". В правом верхнем углу документа сделать сноску "ВЫПИСКА ИЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ" и часть текста из общего документа? Надо ли утверждать, подписывать эти выписки лично директором. Или можно оформить запись о заверении и подписать начальником отдела кадров, как в случае с копией документа.
Спасибо Вам большое за помощь.

Нет-нет, ни в коем случае не нужно отпускать в свободное плавание подлинники документов. И нигде, заметьте, не содержится требование ознакамливать с ОРИГИНАЛОМ документа - прекрасно можно ознакомить с ДОКУМЕНТОМ и через КОПИЮ (выписка - это тоже копия, только части документа). Вот и нужно делать либо копии, либо - да, выписки. Заверять их в отделе кадров и к ним прикреплять листы ознакомления.
Более того, можно отправлять нужные документы (их фрагменты) в подразделения по электронной почте, чтобы там местный руководитель их распечатал, заверил и обеспечил ознакомление, а потом организовал доставку в отдел кадров.
А тем работникам, у которых есть корпоративный почтовый ящик, можно напрямую отправлять документ - отметка о прочтении УЖЕ подтверждает факт ознакомления, а если будет еще и ответное письмо об этом, то вообще отлично. Аналогичным способом можно ознакамливать работников, у которых есть токен с ЭЦП.
Дополнительно отмечу, что извещение о дате начала отпуска путем ознакомления с графиком отпусков - это очень правильная технология)) Более того, вполне можно сделать свою форму графика, в которой не будет всяческой ерунды типа граф 7-8-9 и грифа о согласовании с профсоюзом (при отсутствии такового у работодателя), а взамен можно ввести графы, где будут, например, указаны:
- периоды, за которые предоставляется отпуск;
- предварительное согласие работника, если отпуск запланирован частями;
- ознакомление с графиком;
- может быть, еще что-то, что будет удобным и полезным.
Такие дела.

Здравствуйте, Ирина Витальевна!
На водителя Иванова возложены доп. обязанности по профессии экспедитор(в порядке совмещения), он уходит в отпуск. Руководитель хочет на период его отсутствия возложить обязанности экспедитора на другого водителя. Делаем ДС и приказ о поручении доп. работы в порядке совмещения с такого-то числа на период отсутствия Иванова? Естественно с доплатой.

Да, так нормально.

Ирина Витальевна, добрый день! У нас работница в отпуске по уходу до 3-х лет, хочет выйти на неполный день с сохранением пособия. Как правильно оформить документы?
1) в заявлении работница должна указывать сроки С и ПО какие даты она выходит на неполный день или может написать с 01.11.18 и все?
2) работнице отказать в установлении неполного дня мы не имеем права, а наоборот, если работница захочет с неполной перейти на полную, мы может отказать?
Спасибо большое!!

1) Достаточно "с".
2) Нет и нет: дело в том, что при установлении режима НРВ в ЗАЯВИТЕЛЬНОМ порядке (ч. 2 ст. 93) ДС к ТД не оформляется и условие ТД о норме рабочего времени в целом не изменяется, просто временно (пока работник хочет в пределах срока действия льготы) это условие корректируется по желанию работника. Ну и как только он пожелает восстановить свою норму по ТД - это его право, и отказать ему нельзя.
Отказывать можно только в случаях ДОГОВОРНОГО, а не заявительного установления режима НРВ - в режиме ч. 1 ст. 93.

Ирина Витальевна, добрый день!

"Вполне можно поставить НН, ничего страшного. Этот код не подлежит оплате. Только нужно решить, засчитывать ли эти дни в отпускной стаж."

К вопросу о прогульщике. Почему-то на просторах интернета все поголовно пишут, что обязательно надо превращать код НН во что-то другое: либо больничный, либо прогул. Ну или брать задним числом заявление на отпуск. А все понять не могла, почему нельзя просто оставить НН и почему его все боятся? Разве мы этим что-то нарушаем или есть где-то обязанность работодателя выяснять причины отсутствия, если санкции никакие не последуют?
Спасибо!

Нет, не обязан работодатель расследовать причины НН, а информация в Инете частенько висит устаревшая.
Дело в том, что раньше (до 01.01.2015) такие требования предъявлял ПФ, поскольку в старом пенсионном законе говорилось, что прогул не засчитывается в пенс. стаж, а отпуск б/с, наоборот, засчитывается. Теперь в пенс. стаж засчитываются только периоды, когда за работника фактически уплачивались страховые взносы, и не засчитываются любые период, когда взносов не было (за исключением 1,5 лет отпусков по уходу за ребёнками, но не более 4,5 лет в сумме). Таким образом, для ПФ теперь всё едино: что ПР, что ДО или ОЗ, что НН.
Хотя нужно отметить, что в некоторых отделениях ПФ еще не въехали, что закон новый и до сих пор цепляются к НН, но это уже не по делу, а от недомыслия.

Ирина Витальевна! Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию, при расчёте у него удержание отпускных 2,33. Нужно ли оформлять приказ об удержании отпускных или нет необходимости? Заранее благодарю.

Нет, специальный приказ об этом не делается. Просто в приказе об увольнении либо в записке-расчете указывается, сколько дней отпуска использовано авансом - соответственно, на основании этой информации бухгалтер рассчитывает и удерживает при окончательном расчете нужную сумму.