Новости

08.08.2016При смене паспорта (фамилии и проч.) НЕ НУЖНЫ ни ДС к ТД, ни приказы

Вопрос: Работник в 45 лет меняет паспорт. Нужно ли издавать приказ об изменении персональных данных и доп.соглашение к трудовому договору? Спасибо.

ОТВЕТ.

Работники меняют паспорт не только в 45 лет, но еще и в 20 лет, и при смене фамилии (а также имени и/или отчества), уточнении даты рождения (по решению суда), в случае, если паспорт пришел в негодность, утрачен и т.п. Соответственно, изменяются реквизиты паспорта, которые указаны в трудовом договоре и, возможно — если кадровики используют унифицированную форму № Т-2 — в личной карточке работника. Что же нужно сделать кадровику в таком случае?

1. В трудовом договоре, согласно требованию, которое мы видим в ч. 1 ст. 57 ТК (если, конечно, внимательно читать Трудовой кодекс), следует указывать сведения о документе, удостоверяющем личность работника, а отнюдь не «паспортные данные». В чем разница? А в том, что паспортные данные меняются при смене паспорта, а данные документа, по которому удостоверили личность нового работника, т.е. убедились, что он именно тот человек, за которого себя выдает, неизменны, это данные именно того паспорта, который был проверен при приеме на работу, и данные этого, и только этого паспорта должны на веки вечные оставаться в трудовом договоре. Никакие дополнительные соглашения не могут изменить того факта, что личность была проверена по этому паспорту.

Дополнительное соглашение о новых реквизитах паспорта тем более абсурдно, что оно является документом договорного характера, т.е. свободным добровольным волеизъявлением сторон, а реквизиты паспорта никоим образом от воли работника и/или работодателя не зависят, и зависеть на могут. Следует понимать разницу между условиями договора, т.е. предметом договоренности сторон, и сведениями, которые являются информацией объективного характера, не зависят от воли сторон и, как правило, переносятся в трудовой договор из официальных документов (исключением из правила является, например, дата договора, которую берут не из официального документа, а из календаря). При изменении условий оформляются дополнительные соглашения к трудовому договору. При изменении сведений с трудовым договором ничего не происходит, поскольку сведения в него вносятся по состоянию на момент оформления договора и остаются в нем навсегда в неизменном виде. Соответственно, не требуется делать дополнительные соглашения при изменении: наименования организации, наименования должности руководителя организации, смене руководителя организации или изменении фамилии (имени, отчества) руководителя организации, ИНН работодателя, фамилии (имени, отчества) работника, паспортных данных работника.

2. Приказ «об изменении персональных данных» делать также не следует, поскольку персональные данные работника и паспортные данные – это, во-первых, не совсем одно и то же, во-вторых, реквизиты паспорта изменяются отнюдь не по приказу работодателя. Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные работника руководитель организации может издать, если кадровик самостоятельно не может работать, так как не знает без приказов, что ему делать. А сделать нужно, помимо указания новых паспортных реквизитов в личной карточке и в электронной базе данных, еще копию паспорта для передачи в бухгалтерию. И больше – ничего.

Когда-то этот приказ был изобретен (да, буквально ИЗОБРЕТЕН!), поскольку в организации должен быть документ-основание для внесения изменений в личную карточку, а сделать приказ на готовом бланке (в советские времена в каждой организации были типографские бланки приказов) было гораздо проще, чем на пишущей машинке(!) отпечатать копию паспорта или свидетельства (о браке, расторжении брака). Вот и придумали такую рационализацию – придумали так давно, что уже забыли ее истоки, и теперь многие полагают такой приказ необходимым. А он, после появления копировальных аппаратов и сканеров, стал совершенно бессмысленным, поскольку правого значения не имел никогда, а технологическое значение утратил в связи с совершенствованием средств оргтехники.