Новости

03.03.2016Документы по личному составу теперь нужно хранить не 75, а 50 лет

Срок хранения документов, созданных до 2003 г., остается прежним и составляет 75 лет. Документы, которые были созданы в 2003 году и позднее, теперь нужно хранить 50 лет.

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 год переделывать, разумеется, вам не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 год, как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек, напротив, был увеличен с 50 до 75 лет в 2010 году Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Причем трудовые книжки НЕ относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, поскольку они являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

Какие именно документы относятся к категории «по личному составу», вопрос дискутабельный.

Бесспорно, что это приказы по личному составу, т.е. те, которые касаются не деятельности организации, а ее работников. И это далеко не только те приказы, для которых существуют унифицированные формы: можно насчитать более 30 разновидностей таких приказов (для примера: о поручении дополнительной работы, об отмене доп. работы, о премировании, о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни и т.д., и т.п., и прочая, и прочая, и прочая).

Относятся ли к документам по личному составу трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные дела работников, личные карточки? Мы считаем, что относятся, следовательно, можно перевести их на 50-летнее хранение. Но считаем необходимым предупредить, что могут быть и другие мнения – ввиду отсутствия нормативного перечня документов по личному составу.

В заключение хотим выразить надежду, что Минкультуры оперативно отреагирует на изменение ФЗ «Об архивном деле в РФ» и внесет соответствующие изменения в Перечень.